Действующим законодательством не предусмотрено запрета на выдачу подотчетных сумм сотрудникам посредством перечисления денежных средств на их личные банковские карты.
Порядок выдачи кредитными организациями банковских карт и особенности осуществления операций с ними определены в Положении Банка России от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием» (далее – Положение № 266-П).
В соответствии с п. 2.3 Положения № 266-П клиент – физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:
- получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации или иностранной валюте на территории Российской Федерации;
- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;
- оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, а также в иностранной валюте – за пределами территории Российской Федерации;
- иные операции в валюте Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.
В письме Банка России от 23.07.2009 № 29-1-1-7/4625 указывалось, что вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами, не являются предметом регулирования утратившего в настоящее время силу Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБР от 22.09.1993 № 40.
Ограничения по перечню операций (п. 2.3 Положения № 266-П), совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, связаны с наличием ограничений, предусмотренных законодательством РФ. Указывается также на то, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам на командировочные расходы посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства (см. также письмо Банка России от 24.12.2008 № 14-27/513).
В свою очередь ст. 168 ТК РФ устанавливает, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом трудовым законодательством перечисление подотчетных сумм на личные (в том числе «зарплатные») банковские карты работников не запрещено.
Следует отметить, что ранее специалисты Банка России придерживались иной позиции по данному вопросу. Так, в письме Банка России от 18.12.2006 № 36-3/2408 указано, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации.
В настоящее время порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации в целях организации на территории Российской Федерации наличного денежного обращения определяет Положение Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».
При этом указанное Положение не регулирует вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами. Поэтому тот факт, что в нем регламентирована только выдача под отчет наличных денежных средств, не означает запрета на проведение таких операций в безналичном порядке с использованием банковских карт сотрудников. По указанным причинам основания для привлечения организации к ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, отсутствуют.
Кроме того, Минфин России в письме от 05.10.2012 № 14-03-03/728 в целях обеспечения безопасности операций с денежными средствами, предусмотренными на финансовое обеспечение организаций сектора государственного управления, создание условий для повышения эффективности управления такими денежными средствами, рекомендует вышеуказанным организациям минимизировать наличное денежное обращение путем введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников (см. также письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554).
Полагаем, что возможность применения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт работников справедлива и в отношении коммерческих организаций.
Поскольку нормы действующего законодательства не содержат прямого запрета на выдачу денежных средств под отчет путем их перечисления на банковские карты работников, считаем, что организация вправе переводить подотчетные суммы на банковские карты своих работников, предусмотрев такой способ выдачи подотчетных сумм в локальном нормативном акте.
Вывод о возможности использования личного банковского счета работника для проведения расчетов по подотчетным суммам подтверждается и материалами арбитражной практики (постановления ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 по делу № А52-174/2007, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.04.2011 № 14АП-53/11).
Учитывая требования ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) о необходимости оформления каждого факта хозяйственной жизни первичными учетными документами, организации следует детально проработать документооборот по данному вопросу и утвердить все формы в учетной политике организации (п. 2 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).
Соответствие первичных учетных документов Закону № 402-ФЗ будет иметь большое значение для предотвращения претензий со стороны налоговых органов, в том числе возможной переквалификации расходов по авансовым отчетам в дополнительное вознаграждение (доход) физических лиц в целях обложения НДФЛ (см., например, постановление ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 по делу № А55-1433/2009).