Сформулируем ответ с позиций документоведения и архивного дела.
Данные формы документов относятся к унифицированной системе первичной учетной документации (УСПУД; класс 0300000 по Общероссийскому классификатору управленческой документации; ОКУД) и входят в состав одной из ее подсистем – 0322000 «Документация по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ».
В соответствии с классификацией унифицированных форм документов, закрепленных ОКУД:
- унифицированная форма Акта о приемке выполненных работ имеет код формы 0322005 и индекс № КС-2, а
-
Справка о стоимости выполненных работ и затрат имеет код формы 0322001 и индекс № КС-3.
Эти формы применяются для учета фактов экономической деятельности организаций в области строительства объектов недвижимости и прав собственности на них.
Типовые нормативные сроки хранения документов, отражающих научную, научно-техническую, производственную, проектную и строительную деятельность в различных отраслях экономики, устанавливаются в настоящее время Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень НТД). Он утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, изменения в него вносились приказом от 28.04.2011 № 412 в части уточнения сроков хранения документов по товарным знакам и государственной регистрации программ для ЭВМ и баз данных.
В Перечне НТД рекомендуем обратить внимание на подраздел 7.4 «Строительство, реконструкция и реставрация объектов недвижимости» раздела 7, который имеет такое же название. В данном подразделе постоянный (в основном) срок хранения категории документов о приеме в эксплуатацию законченных объектов строительства, включая акты, справки, решения комиссий, протоколы и т.п., закреплен статьей 973.
При установлении сроков хранения типовых архивных документов на основе данной статьи необходимо иметь в виду, что в целом в Перечне НТД отражается практика производственной и научно-технической деятельности, в том числе и регламентация, и осуществление строительной, надзорной и регистрационной деятельности, и порядок взаимодействия экономических субъектов в этих областях. Поэтому он имеет так называемую «звенность», т.е. в таблице Перечня НТД указаны сроки хранения документов (раздельно по соответствующим графам) по группам организаций, которые выполняют свои функции в процессе соответствующей научно-технической, производственной, проектной и строительной деятельности:
- 1 звено – группа организаций, которые согласовывают или утверждают проекты и другую научно-техническую документацию, регистрируют объекты недвижимости и объекты других прав;
- 2 звено – организации-разработчики и организации-подрядчики, выполняющие соответствующие работы, а также организации, наделенные экспертными, надзорными и контрольными функциями;
- 3 звено – организации-заказчики, в чью собственность переходит, например, вновь построенный объект недвижимости с подписанием экземпляров акта № КС-2, справки № КС-3 и после регистрации всего дела объекта недвижимости в соответствующем разделе государственного кадастра;
- 4 звено – эксплуатирующие и иные хозяйствующие организации, которые осуществляют эксплуатационную деятельность и не являются заказчиками и собственниками.
Таким образом, если организация относится к 1–3 звеньям (прежде всего является заказчиком, собственником или подрядчиком, выполнившим строительные работы), то, применяя статью 973 Перечня НТД, следует установить постоянный срок хранения акта № КС-2 и справки № КС-3. А если организация действует, например, в сфере ЖКХ и получила объект недвижимости в управление на основании договора, то срок хранения данных документов по статье 973 должен быть установлен «До минования надобности».
В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень ТУД), в котором устанавливаются типовые нормативные сроки хранения документов по общим функциям управления организацией независимо от формы собственности, также можно найти срок хранения категории документов (протоколы, акты, ведомости, расчеты, заключения), используемых как основания в целях бухгалтерского и налогового учета для оценки стоимости имущества, расчета амортизации основных средств, переоценки основных фондов. Акт № КС-2 и справку № КС-3 можно отнести к данной категории и определить срок их хранения по статье 429 Перечня ТУД как постоянный (подраздел 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность»).
Каким перечнем документов пользоваться, какое значение имеют конкретные виды и разновидности документов для деятельности организации, какова их ценность, выражающаяся в сроке хранения? Все эти вопросы решает сама организация в процессе формирования своего документального и архивного фондов.
Если организация является проектной, подрядной строительной или организацией-заказчиком объекта, то особое внимание рекомендуем обратить на правила формирования дел и установление ответственности за обеспечение их сохранности. Современные «лучшие» практики показывают, что для обеспечения правовой функции документов и доказательства соответствующих прав документы, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, формируются по признаку названия объекта недвижимости (с указанием официального адреса местонахождения) как досье. Такое дело-досье по объекту недвижимости должно состоять, как правило, из нескольких/многих томов. Если организация является заказчиком или подрядчиком, то:
- в один том формируется основной комплекс документов с постоянным сроком хранения о начале и окончании работ по объекту (технико-экономические обоснования, технические условия, титульные списки, договоры, экспертные заключения, акты с отметкой о государственной регистрации прав, справки и т.п.);
- далее идут тома с технической документацией, включая электронные и фотодокументы, переписку, разрешения на производство работ, графики, акты надзорных органов и т.п., которым устанавливаются соответствующие сроки хранения по Перечню НТД или экспертной комиссией организации самостоятельно. Причем по сравнению с нормативным сроком Перечня НТД срок хранения организацией может:
- конкретизироваться (5 л. после истечения срока договора или 5 л. ЭК вместо «До минования надобности») и
- изменяться только в сторону увеличения (по «старшему», т.е. наибольшему сроку хранения, который имеет один из документов, включенный в досье).