Как искать документы по личному составу НИИ, ликвидированного в начале этого века в Нижнем Новгороде?

Конечно же, можно было бы посоветовать просто заполнить (по форме) заявление на соответствующую государственную услугу на портале государственных электронных услуг. В Москве, например, это возможно сделать в одном из многофункциональных центров обслуживания, через которые или в которых реализуются некоторые государственные услуги в электронном виде, если гражданин не имеет персонального идентификатора (электронной подписи) или универсальной электронной карты. Но поскольку реальное электронное взаимодействие органов исполнительной власти и реальные электронные госуслуги являются делом не столь далекого, но все-таки будущего, хочется обратить внимание автора вопроса на информацию сайтов архивных учреждений субъектов Российской Федерации.

Логика поиска должна основываться на действующем положении об обязательности сдачи документов по личному составу в архивное учреждение по месту нахождения (государственной регистрации) организации или ее филиалов. Государственные органы и органы местного самоуправления, а также подведомственные им организации и предприятия, являясь источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, передают архивные документы по личному составу по графику, установленному архивом. Коммерческие организации передают архивные документы по личному составу в большинстве случаев после ликвидации организации или ликвидации филиалов, представительств и подведомственных предприятий. Причем передача документов по личному составу осуществляется хоть и безвозмездно, но на договорных условиях, и архивные учреждения субъектов Российской Федерации, как правило, имеют разработанные типовые формы договоров с отражением особенностей условий приема архивных документов организаций на государственное или муниципальное хранение. Архивные учреждения, выполняя функцию организации использования архивной информации, создают и публикуют (в том числе и в Интернете) путеводители или краткие справочники по фондам, в которых можно найти названия организаций-фондообразователей, и хронологические рамки фонда, чтобы знать, в какой конкретный архив следует направлять запрос о выдаче архивной справки.

Мы не знаем конкретных условий запроса на архивную информацию, поэтому рекомендуем сначала обратиться на сайт Государственной архивной службы (Комитета по делам архивов) Нижегородской области (http://archiv.nnov.ru), на котором есть представления «Обращения граждан» и «Госуслуги». Очевидно, на сайте возможно будет заполнить соответствующий запрос. Но запрос можно направить и в бумажной форме по почтовому адресу, который указан на сайте. Если известно, что ликвидированный НИИ был расположен в Нижнем Новгороде (имел адрес места нахождения в городе), то можно обратиться в Муниципальное казенное учреждение «Архив города Нижнего Новгорода» (arhiv_nn@mail.ru).

Следует обратить внимание и на размещенные на сайте сведения о Государственном архиве Нижегородской области документов социально-правовой защиты граждан, в котором хранятся документы ликвидированных организаций. Запрос можно направить по почтовому адресу или адресу электронной почты gaszno@gu-gano.kreml.nnov.ru.

На сайте http://archiv.nnov.ru на страничке данного архива опубликованы перечни организаций, документы которых (за определенные периоды) приняты архивом. Но самое интересное – опубликованные перечни организаций, которые не передавали архивные документы по личному составу и документы которых архив разыскивает, обращаясь к гражданам с просьбой сообщать все известные им сведения о судьбе организаций и документов, что делает честь руководителю и сотрудникам архива документов социально-правовой защиты и свидетельствует об их высокой ответственности и гражданской позиции.

И, наконец, совет всем службам делопроизводства и архивам организаций. Уважаемые коллеги, обязательно организуйте передачу архивных документов по личному составу в соответствующий государственный или муниципальный архив. Ведь речь идет о документах уже уволившихся сотрудников или тех, с кем уже не заключаются договоры возмездного оказания услуг как с физическими лицами. Этих документов в годовом цикле деятельности организации бывает не очень много. В плановом порядке, с выделением необходимых средств и на основании договоров с соответствующими архивами передавать документы постепенно гораздо легче, чем в случае ликвидации, преобразования или банкротства в режиме форс-мажор решать извечные вопросы «что делать?», «кто будет обрабатывать?», «где деньги?» и т.п.