Сначала – оптимистичный ответ на последний вопрос. От участников проекта разработки перечня документов кредитных организаций с указанием сроков хранения известно, что перечень подготовлен и представлен в Минкультуры России. Будем надеяться, что, когда данный номер журнала выйдет из печати, он будет утвержден. Пока точно не известен вид перечня: он может быть или примерным, или типовым (при условии придания ему соответствующего статуса Банком России).
Минкультуры России действует на основании Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 20.07.2011 (в ред. от 03.10.2013), в соответствии с которым совместно с Центральным Банком Российской Федерации оно утверждает перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (подп. 5.3.9 Положения).
Ранее действовавший Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 10.03.2000, в настоящее время использовать нельзя, так как он отменен приказом Минкультуры России от 17.08.2004 № 39.
А теперь ответим на первый вопрос, повторяя уже известные правила. Обязательность хранения и обеспечения сохранности документов, которые служат доказательством законности деятельности организации, и соблюдения сроков хранения документов неоднократно подчеркивалась в публикациях на страницах нашего журнала (см., например, № 9 и 10 за 2013 год).
В Положении о Министерстве культуры установлено, что именно данный федеральный орган исполнительной власти уполномочен утверждать перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (подп. 5.2.6), т.е. устанавливать нормативные сроки хранения для категорий документов, которые возникают в процессе осуществления организациями, независимо от формы их собственности, однотипных управленческих функций.
Нормативные сроки хранения документов устанавливаются практически в любой стране. И то, что Россия сейчас может опираться на систему перечней документов со сроками хранения, разработанную до 1991 года, и создавать современную и актуальную систему подобных нормативных документов, является конкурентным преимуществом в процессе реального перехода на электронный документооборот, которое мы должны профессионально использовать, разрабатывая конкретные алгоритмы управления документами.
Если требуется узнать, что грозит за нарушение сроков хранения, обсудите с главным бухгалтером требования Налогового кодекса Российской Федерации об обязательности представления документов и иных сведений, предусмотренных данным кодексом, в установленный срок, размеры штрафных санкций за нарушение сроков хранения, установленные для должностных лиц и организаций (от 200 000 до 300 000 руб. для юридических лиц) и т.п. Обратите внимание на Кодекс об административных правонарушениях (КоАП) РФ – на статьи об административной ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов (ст. 13.25, штраф – 300 000 руб.), ведь сроки хранения могут устанавливаться не только перечнями, но и фиксироваться в действующем законодательстве.
Наконец, руководствуйтесь ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в которой обязанность обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов со сроками хранения, распространяется фактически на все экономические субъекты – государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.
В заключение хочется обратить внимание на социологический аспект вопроса о хранении документов. Если организация (бизнес) создается на территории государства, то подразумевается, что она действует по законам данного государства. Если организация хочет быть успешной, она заботится о своей репутации, для поддержания которой она использует документы, на основании которых доказывает законность владения бизнесом, его историю, свою законопослушность, социальную ответственность, заботу о клиентах, о территории, на которой зарегистрирована, и т.п. Если организация не сохраняет документы в качестве доказательства законности и «чистоты» бизнеса, то все реальные материальные и репутационные риски она создает себе сама, берет на себя ответственность за них. И, в конце концов, вся ответственность за документы ложится на владельцев бизнеса, предпринимателей и акционеров, в случае отсутствия документов именно они рискуют и собственностью (документы – нематериальный актив), и своими денежными средствами. Такой подход принят в рыночной экономике и подтверждается международной практикой. Впрочем, это уже вопрос ответственного подхода к организации управления, а не делопроизводства.
